Géolocaliser les véhicules de votre flotte est légal. Mais le faire sans respecter le cadre CNIL expose votre entreprise à des sanctions et à des conflits avec vos salariés. Ce guide résume ce que la réglementation impose concrètement – pas la version juridique abstraite, mais ce que vous devez effectivement mettre en place.
Ce que dit la CNIL sur la géolocalisation de salariés
La CNIL a publié des recommandations spécifiques à la géolocalisation des véhicules professionnels. Trois principes structurent le dispositif : finalité légitime, proportionnalité, et information préalable des salariés.
Les finalités autorisées
- → Suivi du temps de travail (si impossible autrement)
- → Sécurité des salariés et des marchandises
- → Optimisation des interventions et tournées
- → Facturation kilométrique à des clients
- → Prévention du vol de véhicules
Les finalités interdites
- ✗ Contrôle permanent du respect des limitations de vitesse
- ✗ Surveillance hors temps de travail
- ✗ Collecte de données sans lien avec l'activité professionnelle
Les 4 obligations documentaires obligatoires
Information préalable des salariés
Avant tout déploiement, chaque conducteur doit être informé par écrit : finalité du traitement, données collectées, durée de conservation, droits d'accès et d'opposition. Une note d'information signée suffit.
Consultation des représentants du personnel
Si votre entreprise dispose d'un CSE, vous devez le consulter avant déploiement. Absence de consultation = irrégularité susceptible d'annuler le dispositif.
Inscription au registre des traitements
Le RGPD impose de tenir un registre de tous vos traitements de données. La géolocalisation y figure obligatoirement avec : responsable, finalité, durée de conservation, mesures de sécurité.
Mode vie privée opérationnel
Les conducteurs doivent pouvoir désactiver la géolocalisation pendant les pauses et hors temps de travail. Ce mode doit être effectif, pas juste mentionné dans un document.
Les 3 erreurs qui coûtent cher
Géolocalisation 24h/24, y compris hors travail
Configurer la collecte en continu – week-ends inclus – viole le principe de proportionnalité. La CNIL a sanctionné plusieurs entreprises sur ce seul point. Solution : désactiver automatiquement la collecte après la fin de service.
Absence d'information des conducteurs
Déployer des boîtiers sans notifier les salariés est illégal, même si les véhicules appartiennent à l'entreprise. En cas de contentieux prud'homal, les preuves obtenues via une géolocalisation non déclarée sont irrecevables.
Conservation des données trop longue
La CNIL recommande une durée de conservation de 2 mois maximum pour les données de localisation. Conserver les historiques plus longtemps sans justification est une infraction au RGPD.
Ce qu'Azimut Mobility fournit pour votre conformité
Pour ne pas partir de zéro sur la documentation, Azimut fournit à chaque client un kit conformité CNIL clé en main :
- → Notice d'information conducteurs – prête à distribuer et signer
- → Modèle de registre des traitements pré-rempli
- → Mode vie privée intégré – désactivation par le conducteur
- → Paramétrage par défaut : collecte limitée aux horaires de travail
- → Conservation automatique limitée à 60 jours
Pour aller plus loin : notre page conformité RGPD complète ou télécharger la notice conducteur.